Abbiamo aggiornato la nostra storia sulle restrizioni per la posta elettronica in blocco per includere i dettagli dei limiti per la posta elettronica in blocco per gli utenti di Microsoft Exchange Online.
Il 1° febbraio 2024, Google e Yahoo hanno iniziato ad applicare nuovi requisiti per i mittenti di e-mail in blocco. Le linee guida si concentrano principalmente su tre aree: autenticazione delle e-mail in uscita, tassi di spam segnalati e possibilità di annullare facilmente l’iscrizione alle liste e-mail.
Google ha definito i mittenti di massa in un annuncio di inizio ottobre 2023 come “coloro che inviano più di 5.000 messaggi a indirizzi Gmail in un giorno”, cosa che ha attirato l’attenzione degli esperti di email marketing sia nei circoli B2B che B2C.
Secondo Google, i mittenti in blocco che non soddisfano i requisiti del mittente riceveranno errori temporanei (con codici di errore) su una piccola percentuale del traffico e-mail non conforme. Questi errori temporanei aiuteranno i mittenti a identificare il traffico e-mail che non soddisfa le nuove linee guida e offriranno ai mittenti l’opportunità di risolvere i problemi che portano alla non conformità.
I rifiuti delle email sono iniziati nell’aprile 2024. Secondo Google:
Nell’aprile 2024 inizieremo a rifiutare una percentuale di traffico email non conforme e aumenteremo gradualmente il tasso di rifiuto. Ad esempio, se il 75% del traffico di un mittente soddisfa i nostri requisiti, inizieremo a rifiutare una percentuale del restante 25% di traffico non conforme.
Linee guida per il mittente della posta elettronica di Google
Quali sono i requisiti di autenticazione e-mail per i mittenti in blocco?
Le due società richiedono ai mittenti di posta elettronica in blocco di utilizzare ciò che Google chiama “migliori pratiche consolidate” per autenticare il mittente. Secondo Google, ciò chiuderà le lacune che possono essere sfruttate dagli aggressori.
Quando si tratta di autenticazione e-mail, tre meccanismi lavorano insieme:
- Quadro delle politiche del mittente (SPF) aiuta a prevenire lo spoofing del dominio consentendo ai mittenti di identificare i server di posta elettronica autorizzati a inviare e-mail dal proprio dominio.
- Posta identificata DomainKeys (DKIM) aggiunge una firma digitale alle e-mail in uscita, che verifica che il messaggio sia stato inviato da un mittente autorizzato e non sia stato manomesso lungo il percorso.
- Autenticazione, reporting e conformità dei messaggi basati su dominio (DMARC) aiuta i proprietari di dominio a specificare quali azioni intraprendere quando un’e-mail non riesce ad autenticarsi. Consente inoltre di creare report sui risultati dell’autenticazione e-mail.
Google e Yahoo ora richiedono ai mittenti di massa di impostare tutti e tre questi meccanismi.
Quali sono i tassi di spam segnalati per i mittenti di e-mail in blocco?
Google afferma che i mittenti di massa devono mantenere il tasso di spam segnalato (ovvero la percentuale di messaggi in uscita segnalati come spam dai destinatari) in Google Postmaster Tools al di sotto dello 0,10% ed “evitare di raggiungere lo 0,30% o superiore”.
Segnalare un’e-mail come spam è relativamente semplice, il che distingue questo requisito dall’autenticazione e dai collegamenti per annullare l’iscrizione. Dipende dal valore che il ricevente pensa di ottenere. In una certa misura, è fuori dalle mani del mittente.
Dana Carr, direttrice dell’email marketing per il fornitore di piattaforme dati dei clienti Optimove, consiglia un paio di strategie per evitare che i messaggi legittimi vengano contrassegnati come spam. Per prima cosa presta attenzione ai tempi di invio. Molte e-mail in blocco vengono inviate all’inizio o alla fine dell’ora, il che rende facile per le persone segnalarle del tutto come spam.
Suggerisce inoltre di utilizzare centri di preferenza, che consentono agli utenti di dettare la frequenza delle e-mail, nonché le categorie e i prodotti inclusi nei messaggi. I centri di preferenza non solo riducono il volume delle e-mail, ma spesso aumentano il coinvolgimento con le e-mail, ha affermato Carr.
Quali sono i requisiti di annullamento dell’iscrizione per i mittenti in blocco?
Non sorprende che Google richieda che i messaggi di marketing e altri messaggi di sottoscrizione supportino le funzioni di annullamento dell’iscrizione con un clic.
Questa dovrebbe già essere una posta in gioco per gli esperti di email marketing, ha affermato Carr. Qualsiasi persistente riluttanza a includere la funzionalità è un segno di an strategia di posta elettronica incentrato sulla quantità piuttosto che sulla qualità.
“Il numero di persone che ricevono le tue email è un numero in un gruppo di numeri che possono danneggiare la tua reputazione. Ciò include non solo la dimensione dell’elenco, ma anche i tassi di apertura”, ha affermato Carr. “Alla fine, tutti questi numeri stanno danneggiando i tuoi parametri di coinvolgimento. Invece di pensare alla dimensione dell’elenco, dobbiamo pensare alla segmentazione e ai contenuti mirati”.
Scava più a fondo: Gli operatori di email marketing potrebbero essere colpiti dalla rimozione di massa dell’account Google
Quanto dovrebbero preoccuparsi gli operatori di email marketing riguardo a questi requisiti?
Gli esperti di email marketing esamineranno questi requisiti e diranno: “Verifica. Controllo. Controllo.”
Carr ritiene che i mittenti che comprendono l’autenticazione e le buone pratiche di posta elettronica non dovrebbero essere eccessivamente preoccupati. Ma c’è un problema.
I requisiti si applicano a livello di dominio, il che significa che si applicano a Tutto delle email inviate dall’organizzazione utilizzando il dominio, non solo di marketing. Ciò include i team di vendita, in particolare i rappresentanti dello sviluppo aziendale e i rappresentanti dello sviluppo delle vendite che spesso fanno molto affidamento su tattiche di posta elettronica fredda in uscita.
Armati di strumenti di intelligenza artificiale generativa e piattaforme di coinvolgimento delle vendite (ad esempio Salesloft e Outreach), questi team sono in grado di generare un volume elevato di e-mail.
Questi ruoli non sempre fanno capo al marketing e probabilmente non hanno familiarità con i requisiti di autenticazione della posta elettronica. Ciò crea una sorta di battaglia per i professionisti del marketing che cercano di proteggere la propria strategia di posta elettronica.
“In genere è il marketing che controlla l’autenticazione”, ha affermato Ryan Phelan CEO e co-fondatore della società di servizi di marketing digitale RPEOrigin.com e un Collaboratore di MarTech. “È qui che una buona partnership tra vendite e marketing è fondamentale.”
Carr ritiene inoltre che il marketing dovrebbe assumere un ruolo guida nell’autenticazione e nelle buone pratiche di posta elettronica in tutta l’organizzazione. “Il marketing dovrebbe essere consapevole del dominio di invio dei messaggi”, ha affermato. “Alcune persone lo confonderanno con il dominio del sito web.”
Il marketing dovrebbe anche consigliare il team che gestisce l’autenticazione, ha affermato Carr, perché qualsiasi modifica a livello DNS potrebbe causare seri problemi.
Scava più a fondo: 3 chiavi per l’email marketing nel 2024: AI, cambiare, imparare
Perché ci sono nuovi requisiti per i mittenti di massa?
Lo spam è un problema significativo. La maggior parte delle persone non si rende conto della portata del problema perché la stragrande maggioranza dei messaggi di spam viene bloccata prima di raggiungere la posta in arrivo. Anche lo spam rappresenta una minaccia alla sicurezza e, quando raggiunge le caselle di posta degli utenti di determinate aziende o enti governativi, costituisce potenzialmente una minaccia alla sicurezza molto seria.
Ma liberare il mondo dallo spam è solo una parte della motivazione.
“La casella di posta è una fonte di entrate”, ha affermato Phelan. “Gli annunci nella parte superiore della posta in arrivo. Gli annunci nell’app mobile. È un aggancio al data mart per Google.”
Google ha adottato per anni misure per proteggere la propria fonte di entrate, inclusa l’aggiunta di schede per ordinare le e-mail promozionali e sociali in Gmail. Phelan ritiene che le ultime mosse siano un altro modo per affrontare il problema. La reazione naturale, ha detto, è quella di filtrare il rumore utilizzando tattiche come l’autenticazione per decidere chi raggiunge la casella di posta.
Carr concorda sul fatto che la mossa ha molto a che fare con il mantenimento della casella di posta al centro delle attività quotidiane delle persone. “[Google is] non è sciocco”, ha detto. “Sanno che sempre più clienti scelgono altri canali, inclusi SMS e messaggistica in-app. È come se i genitori dicessero: ‘Ti ho dato tre possibilità.'”
Lo studio rileva che le aziende B2B non sono preparate per le restrizioni relative alla posta elettronica di massa
Le aziende del settore B2B, dove la posta elettronica in uscita rappresenta una parte importante della strategia di vendita, dovranno imparare a convivere con queste restrizioni relative alla posta elettronica di massa.
Un rapporto di Customers.ai, che vende strumenti per aiutare le aziende a identificare meglio i visitatori del proprio sito web, suggerisce che molti settori B2B stanno riscontrando tassi di spam segnalati molto al di sopra del livello dello 0,1% suggerito da Google e Yahoo e addirittura superando la soglia dello 0,3% che i mittenti dovrebbero mai raggiungere.
Il tasso medio di reclami di spam nello spazio B2B è stato del 2,01%, con un range compreso tra 1,1% e 3,1%.
Infatti, per i nove verticali più spam identificati da Customers.ai, la società non è riuscita a trovare un singolo mittente che riuscisse a ottenere un punteggio inferiore alla soglia dello 0,3%. Scopri di più sullo studio Customers.ai e sulla sua metodologia su il blog dell’azienda.
Che dire delle caselle di posta di Google Workspace?
Ma ci sono buone notizie per i mittenti di posta elettronica in blocco B2B. Se inviano messaggi ad account di posta elettronica aziendali in esecuzione su Google, è prevista un’esenzione.
Le caselle di posta di Google Workspace sono account email gestiti da aziende o istituti scolastici che risiedono sui server di Google. Sebbene inizialmente non fosse chiaro se le restrizioni per la posta elettronica in blocco si sarebbero applicate agli account Google Workspace, Google alla fine ha confermato che non era così.
Le linee guida per il mittente dell’email non si applicano ai messaggi inviati agli account Google Workspace. I requisiti del mittente e l’applicazione di Google si applicano solo quando si inviano email ad account Gmail personali.
Linee guida per il mittente della posta elettronica di Google
Un approccio multicanale ti aiuterà a proteggere la tua posta elettronica
I team di vendita in uscita nel settore B2B stanno ricevendo gran parte dell’attenzione in merito alle nuove restrizioni per l’e-mail di massa. A differenza del marketing, le vendite a freddo nel B2B si basano principalmente su due canali: e-mail e telefonate.
“Dal punto di vista B2B, tutto risale al denaro”, ha affermato Phelan. “La posta elettronica fredda è diventata così diffusa nella cassetta degli attrezzi che tutti la utilizzano.”
Anche se i professionisti del marketing di alcune organizzazioni potrebbero preferire che i team di vendita riducano la portata della propria posta elettronica, la realtà è che è più facile che mai inviare un volume elevato di email fredde.
Phelan preferisce che gli esperti di marketing assumano un ruolo guida nella sensibilizzazione con campagne di marketing basato sull’account (ABM). Un approccio multicanale all’ABM esporrà i potenziali clienti ai messaggi negli annunci display e sui social media, ad esempio, oltre alla posta elettronica. Lo svantaggio dell’approccio ABM? La pianificazione e la realizzazione richiedono molto più lavoro rispetto alla posta elettronica.
Natalie Jackson è direttrice della generazione della domanda presso CBIZ, co-conduttrice del podcast Humans of Email e un collaboratore MarTech. È d’accordo sul fatto che un approccio multicanale non solo impedirà alle organizzazioni di marketing di entrare in conflitto con le nuove restrizioni sui mittenti di massa, ma fornirà anche maggiori informazioni sui canali di marketing e sui flussi di entrate. Ciò include mettere il marketing nella posizione di confrontare la portata delle vendite con altri canali.
“Questi cambiamenti rappresentano al 100% un’opportunità per gli esperti di marketing di avere un ruolo maggiore nel percorso del cliente e nell’esperienza dei potenziali clienti”, ha affermato Jackson. “La posta elettronica non può vivere in un silo. Lo vedi nei rapporti sul coinvolgimento e-mail. Se guardi solo il report delle email inviate, ti perdi il quadro più ampio di quali interazioni influenzano il comportamento dei destinatari. Qual è l’impatto delle interazioni uno a uno? Strumenti di coinvolgimento nelle vendite? I social media? Sito web? Pubblicità?”
Una visione olistica della portata e dei risultati consentirà agli esperti di marketing di proteggere i propri domini di posta elettronica e di valutare meglio le prestazioni dei diversi canali e tattiche.
“Se noi, come esperti di marketing, non abbiamo una visione approfondita di queste interazioni, stiamo limitando la nostra capacità di influenzare i flussi di entrate”, ha affermato Jackson. “Abbiamo bisogno di visibilità su altri sistemi di invio, sì, ma per ragioni che vanno oltre la consegna.”
Microsoft Exchange Online introduce il limite della velocità dei destinatari esterni
Microsoft ha annunciato nell’aprile 2024 che avrebbe iniziato ad applicare un limite ERR (External Recipient Rate) di 2.000 destinatari in 24 ore nel gennaio 2025.
L’obiettivo dell’ERR è ridurre l’abuso e l’utilizzo scorretto delle risorse di Exchange Online, secondo Microsoft. Exchange Online non è stato progettato per supportare la posta elettronica in blocco o transazionale con volumi elevati, ma fino ad ora Microsoft non ha imposto limiti alla posta elettronica in blocco.
Attualmente, Exchange Online applica un limite di frequenza destinatari di 10.000 destinatari. Il nuovo limite ERR di 2.000 messaggi diventerà un sottolimite all’interno del limite di 10.000 frequenze destinatari. Gli utenti che inviano a meno di 2.000 destinatari esterni in un periodo di 24 ore potranno comunque inviare a 10.000 destinatari totali.
Il nuovo limite ERR sarà introdotto in due fasi:
- Fase 1: a partire dal 1° gennaio 2025, il limite si applicherà alle cassette postali ospitate sul cloud di tutti i tenant appena creati.
- Fase 2: tra luglio e dicembre 2025, Microsoft inizierà ad applicare il limite alle cassette postali ospitate sul cloud dei tenant esistenti.
Microsoft consiglia agli utenti con esigenze di posta elettronica in blocco per le cassette postali ospitate sul cloud di passare da Exchange Online a Servizi di comunicazione di Azure per la posta elettronica.
